02:品質確保とコストカットへの着目点

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02

品質確保とコストカットへの着目点

印刷物(および配布用PDF)の制作コストはほぼ人件費です。つまり、作業の進め方次第で増減するので、うまくやれば削減できます。

このページでは主にコストが増える要因を挙げ、その対策を提案します。

1. 欠陥品の流出

詳しい説明は不要でしょう。校正過程で不具合を見つけられずに印刷してしまう最悪のケースです。例えクライアントの校了を得ていても制作側がその後の追加コストを負担せざるを得ないかもしれません。時には信用問題にも発展します。

請求書で青ざめる人

対策は制作工程における品質確保を徹底するしかありません。以下の各項目をご参照ください。

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2. エンドレスな校正

無用な変更を見逃すミスがあった後の校正では、どれだけ入念に確認しても安心できず余計に時間をかけてしまいがちです。

焦っている編集者
ミスの後の校正では不安から通常よりも時間をかけがちになります。

これはPDF比較アプリを導入することで改善できます。

もちろんPDF比較アプリを使っても誤字脱字や文法ミス、論理矛盾は見つけられませんが、変更された箇所なら洗い出せます。そこでDTP原稿の修正指示と変更箇所を一つ一つ突き合わせれば、修正もれと無用な変更の発生が簡単に解ります。

また、PDF比較アプリで修正前と後のPDFの差分を取れば変更されていないページやエリアも把握できるので、そこへの修正指示がなければ確認対象から除外して作業を減らせます。

よって、初校をしっかり校正しておけば、第二校以降の校正はとても楽になります。

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3. 出戻り修正

DTPオペレータの経験が浅かったり注意力が散漫な傾向があれば、編集者は入念に校正しなければならず所要時間が増えます。原稿の修正指示の箇所以外にも無用な不具合が発生している可能性があるためです。

その上、再修正が必要なら、編集者は新たなDTP原稿を作成し、オペレータに再修正作業を依頼。その仕上がりを待って再度校正を行うことになります。もちろん不備が見つかれば再々修正です。この出戻りサイクルが増えるほど人件費が嵩みます。

DTPと校正のループ
このサイクルが多く回るほど人件費が嵩みます。

オペレータも常々完璧を目指してはいるものの、どうしても自己チェックが甘くなりがちです。作業時に見逃した不具合は確認時でも見つけられないでしょう。

また、品質に定評のあるベテランのオペレータであっても体調や案件の立て込み具合、締め切りの切迫度などによってはミスするかもしれません。

出戻り修正の抑止に有効なのは、いつでも使えるPDF比較アプリの導入です。

オペレータがDTPの作業を終えて自己チェックを行う際にPDF比較アプリを使えば客観的な視点が得られ、不完全なPDFを作って編集者から修正の漏れやミスを指摘される出戻りを減らせます。作業品質への他者からの評価も上がるでしょう。もちろん編集者もPDF比較アプリを活用すれば校正が楽になります。

そこでPDF比較アプリは制作に関わるスタッフ全員分の導入が理想です。各人がタイムリーに使えなければコスト増加の要因になります。「4. 待ち時間の発生」もご参照ください。

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4. 待ち時間の発生

待ち時間も隠れコストです。制作では様々な待ち時間が発生します。

例えば、会社で優れたPDF比較アプリを導入していても、そのアプリがUSBドングルによるライセンス管理を採用していれば一度に一人しか使えず、時に待ち時間が発生します。そのため待っている間に他の案件に着手したら、いざ自分の番が来ても取りかかれないこともあり得ます。自分が待たせる側になるのもプレッシャーです。

USBドングル待ち
各担当者が手がける案件の締め切りが重なることもありがちです。USBドングルが必要なアプリだと順番待ちが発生します。

また、DTPでPDFが仕上がったらすぐさまPDF比較アプリにかけて校正に取りかかりたいところです。その日の内に提出するなら夜であっても再修正の可能性を見越してオペレータには校正が終了するまで待機してもらわなければなりません。

PDF比較アプリを待ちきれなくても、それを使わない校正には高いスキルや集中力が求められる上に時間もかかるため、やはりオペレータを待たせてしまいます。修正指示から外れた箇所にミスがあれば、注意が向かないかもしれません。

とはいえ高価なPDFアプリは買い足すのも困難でしょう。

そこでXORのご利用をお勧めします。XORは月額2,000円のサブスクリプションで提供されているのでスタッフ全員分を無理なく導入できるのではないかと。後述の誰もがいつでも使えるPDF比較アプリ『XOR』もご参照ください。

あなたが編集者で翌日の午前中に提出する案件のDTP作業を依頼したものの、オペレータが多忙で仕上がり見込みが夜の9時以降だとします。DTP原稿の指示も多く、翌朝からの校正では間に合わないかもしれません。

でも、自宅のPCにもXORを導入していれば定時で切り上げて、仕上がったPDFを自宅で受け取り、XORで差分を洗い出して校正。見つかった不具合を翌日の朝イチで修正してもらい、再確認して提出、という選択もありです。

補足:

仮に10名からなる制作部署があり、各人が異なる案件を担当しているとしましょう。締め切りが滅多に重ならないとかスケジュール面で常に融通が利くのでなければ、おそらく高価で高性能なPDF比較アプリを1本導入して1人ずつ使うよりも、機能は少なくても安価なPDF比較アプリを10人分導入する方が有利です。

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5. 利用アプリの適性

PDF比較機能を持つアプリで圧倒的な普及度を誇るのがAdobe Acrobat Proです。

Adobe Acrobat Proのアイコン

ただし、Acrobat ProのPDF比較はうまくいく時もいかない時もあります。これは、二つのPDFを解析して突き合わせているためです。PDFのデータ構造と比較アルゴリズムの相性次第では比較の漏れや差分の誤検出が起きてしまいます。

言うまでもなくAdobe Acrobat Proはとても優れたアプリですが、PDF比較だけは他のアプリで代用すべきでしょう。

そこでXORのご利用をお勧めします。XORはPDFの各ページを画像として比較するので目視できる差分は100%検出します。しかも、月額2,000円のサブスクリプションで提供されているので導入の負担は少ないはずです。後述の誰もがいつでも使えるPDF比較アプリ『XOR』もご参照ください。

また、Acrobat ProではなくPDF比較機能を持たないAcrobat Readerをお使いの方にもXORをお勧めします。

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6. 利用アプリの使い勝手

PDF比較アプリの使い勝手もコストに影響します。

中にはPDFの特徴に合わせて比較モードを選べたり、豊富な設定項目を持ったPDF比較アプリもありますが、どのような設定の組み合わせが最適かは判断が難しいところです。かといって一つずつ試していては時間がかかる上、何通りもの異なる比較結果が出てしまいます。比較結果が解りにくいのも厄介です。

また、比較結果が出るまでに時間がかかったり、その後の動作が重いアプリは作業効率が下がります。

使い方が難しいアプリ
アプリは簡便なものがベストです。

XORには一切の設定項目がなく、使い方は非常にシンプルです。動作も比較的軽い方だと思います。

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7. テレワークによる不効率

もはやテレワークは避けて通れません。恒久的か一時的かはともかく、社員が以下のように在宅勤務を望むケースは増えます。

  • 新型コロナ陽性による出社不可
  • 親の介護
  • 幼い子供の発熱
  • 自身の体調不良
  • 欠かせない用事のための早退
  • 台風などの自然災害
  • 休暇中の緊急対応
  • 花粉症
  • 通勤時間の節約
  • 満員電車の回避
  • 住みよい遠隔地への引越し
  • ワーケージョン希望
ワーケージョン
旅先でも仕事ができるなら、予定した旅行をキャンセルしなくて済むかも。

とはいえ通信回線越しでは手の空いた同僚を見つけてダブルチェックを頼むことも容易ではないので、個人の作業品質を上げたいところです。つまりPDF比較アプリなどが必要になります。

ただし、会社で導入したPDF比較アプリがUSBドングルを必要とするタイプなら持ち帰れません。

そこでXORのご利用をお勧めします。XORは同じアカウントなら会社でも自宅でも使えます。後述の誰もがいつでも使えるPDF比較アプリ『XOR』もご参照ください。

  • 親の自宅介護が必要になったのに会社がテレワークに消極的なら、その人はテレワーク可能な同業他社への転職を考えるでしょう。IT企業のようにテレワーク体制を常態化する必要はないにしても、オプションとしては用意しておくべきです。
  • ベテラン社員の中には過去の実績から「あの人にお願いすれば何かと話が早い」とクライアントからの信頼を得ている人もいるでしょう。そのような人が同業他社に転職すれば戦力ダウンになる上、クライアントも後を追いかねないので、少なくともテレワークが理由の退社は食い止めるべきだと思います。

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誰もがいつでも使えるPDF比較アプリ『XOR』

コストカットの観点なら、PDF比較アプリで最も重要なのは「機能の充実ぶり」ではなく、「誰もがいつでも使いたい時に存分に使えること」です。それにより待ち時間のような隠れコストを減らせます。

XOR(エックスオーアール)は月額2,000円のサブスクリプション(初月は無料試用期間)で提供されているPDF比較アプリです。Mac版とWindows版があり、それぞれMac App StoreとMicrosoft Storeでダウンロードして、すぐにお使いいただけます。

App icon of the XOR

XOR

  • Download_on_the_Mac_App_Store_Badge_ja
  • Microsoft Store Badge

月額2,000円は時給に換算すると1〜2時間相当の額。つまり、XORを活用して毎月2時間分の作業時間を減らせればペイします。

そうして空いた時間で他の案件を手掛けるもよし、残業せずに切り上げるもよし。とりわけテレワーク時には残業代も出ないでしょうから、2,000円を払って2時間以上の時短を狙う方が得策です。

補足:

  • XORは無料試用期間中に解約すれば期間いっぱい使え、課金もされません。再契約も自由なので繁忙期だけ導入したり、スタッフの増減に合わせて契約・解約すれば無駄なくお使いいただけます。
  • XORは同じアカウントなら会社でも自宅でもお使いいただけます。ドングルによるライセンス管理はありません。

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