顧客サービスにもXORを

私が昨年春まで勤めていた都内のドキュメント制作会社の部署では、あるクライアントの取説を改版する際にAcrobatを使ってPDF上の変更箇所をコメント機能の四角形で囲んで提出していました。

これってそこそこ面倒な作業だし、それなりに人件費もかかっていたものの制作費としては請求できず、顧客サービスの一環で始めたものが慣習化してやめるにやめられなくなったそうで。

でも、一通り修正が完了したことを確かめてから、コメントの四角形を付けるのは二度手間ですよね。

さしあたXORを使えば、この工程は付加的な作業ではなく通常の確認作業の作業として済ませられます。

XORの導入後は、変更箇所に一通り四角形をつけてから確認作業に入るという順番になるので、確認結果がOKだと判断できたときには、すべての変更箇所に四角形が付加されています。

Result of comparison by xor
XORで変更箇所に囲みを付けてPDFに書き出した時のイメージ

テレワークにも有利です

テレワークという働き方がにわかに流行ってきていますよね。ドキュメント業界でも増えていくでしょう。何しろ女性が多い業界だから出産子育てとかで。あるいは女性に限らず40代50代ともなると親の介護が始まる人もおられましょう。

さて、テレワークで必要になるのがインターネット、PC、そしてアプリ。プリンタもあるといいかな。

アプリは編集者ならAdobe Acrobat DC PRO、イラストレーターやDTPオペレーターならAdobe Creative Cloudが必須だと思います。Adobe製品は1ライセンスを2台までで使えるので、会社で契約したアプリを自宅で使うのも可能かと。

よって問題はPDF比較アプリをどうするか。もちろん自分の仕事に絶対的な自信があれば不要だし、Acrobatで十分と思うなら何も要りません。でも他のアプリを使いたいなら考えものです。その多くは会社で購入し、会社で使うのが前提の契約のものが多いだろうから。

ちなみにXORは同じApple IDなら会社でも自宅でも使えるし、サブスクリプションなので不要になれば解約できます。

XOR appicon_128

なぜXORでコストカットできるの?

XORを使うとなぜドキュメント制作のコストカットに繋がるのか疑問に思われている人も少なからずいると思うので、論理的に説明します。

通常、DTPでPDFが出来上がったら指示原稿と照らし合わせて確認することになります。その際、原稿の修正指示の箇所だけを確認すればいいわけではなく、どこかに悪影響が出ていないかも確かめなければなりません。

例えば単純なテキストの置き換えであっても修正前後で文字数が違えば周辺の要素の位置や大きさの調整がなされたかもしれません。Webとは違ってPDF制作ではページのサイズが決まっているためです。

もっと細かいことを言うと、IllustratorやInDesignで作業中に無意識に⌘+V(WindowsならCtrl+V)のキー操作をして、どこかに無用なテキストボックスが配置されるようなケースも考えららます。しかも作業者は意図していないので気づかないという。

よって「修正指示以外の余計な修正を見つけられるか」が品質確保の鍵とも言えます。とはいえ、なんの手がかりもなく漠然と見渡すのは大変です。熟練した編集者や校正者なら勘を働かせてそれらを的確に見つけられるかもしれないけど、経験が浅い人などには難しいかと。

そこでXORが効果を発揮します。指示原稿と照らし合わせる前にXORを使ってすべての変更箇所を特定しておけば、そこを手がかりにして確認するだけで良くなります。逆に、修正されていないページを洗い出してそれ以外を確認するというアプローチもありです。

そうしてドキュメント全体を見渡すのではなく、変更箇所だけを確認対象にすることで所要時間を短縮できるので、コストカットに繋がります。

XOR利用の手順

XORの一般的な利用手順は以下の通りです。第二校、もしくは第二版以降のPDFを作成した時を想定しています。

  1. 修正前後の二つのPDFを選んで並べて表示させる
  2. スペースバーを押して対になるページを重ねて表示させる
  3. 全ページのすべての変更箇所に囲みを付ける
  4. PDFに書き出す
  5. 書き出したPDFをAcrobatやプレビューで表示させ、修正原稿と照らし合わせる

その上で、以下の検証作業を行います。

  • 要修正箇所が赤く囲まれていなければ修正もれ
  • 要修正箇所以外が赤く囲まれていたら要確認(修正ミスまたは担当の裁量で修正ななされた)
  • 要修正箇所が赤く囲まれていれば修正内容が正しいかを検証

この手順を経ることで、例えば経験が浅いスタッフでもPDFの比較作業を短時間かつ高い精度でできるようになります。

マスキング機能の説明

先日リリースしたXOR Version 1.1では「マスク」の機能が追加されました。ページを重ねて表示した状態で差異のない箇所目隠しできます。

操作方法は以下の通り。

  1. 両ページを重ねた状態にする
  2. 覆い隠したい箇所の左上から右下までドラッグして範囲を選択
  3. 選択範囲内を右クリックしてメニューから「マスクを作成」を選ぶ

マスクは囲みと同様、並べて表示に戻しても引き継がれるし、プリントアウトやPDFに書き出した時にも反映されます。

マスク機能はこちらの動画の2:06あたりで紹介しているので、よかったらご覧ください。