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コストカットの極意
近年はさまざまな物価が高騰しています。印刷業においては紙やインクの価格が上がっているのではないでしょうか。
とはいえ印刷工程や版下PDFの制作には競争も多く薄利多売のビジネスモデルなのでクライアントとの値上げ交渉は容易ではありません。
ならば、せめて自社におけるPDFの制作コストを下げたいところです。
そこでXOR for Mac/Windowsを使うことでPDFの制作コストを減らす方法を紹介します。
ページの先頭に戻るPDFの制作コストが増加する原因
PDFの制作コストが増加する主な原因には、以下のようなものがあります。 行頭の数字が大きくなるほど事態は深刻です。
- DTP用PCの性能が低い
- DTP用モニターの解像度が低い／サイズが小さい
- 修正箇所や分量が多い
- 修正箇所が分かりにくい
- DTP原稿が分かりにくい
- DTPオペレーターの操作が遅い
- DTPオペレーターの作業品質が低い
- 修正後のPDFに編集者が不備を見つけ、再修正が発生
- 提出後、クライアントが不備を見つけ、再修正が発生
- 印刷・配布後に不備が発覚し、再修正・再印刷／差し替えが必要になる
このうち、1と2は単純に機器を高性能なものへ更新することで改善できます。
3と4はある程度避けられない面がありますが、5については編集者が分かりやすいDTP原稿を作成する工夫が求められます。また、6についてもDTPオペレーターのスキル向上によって改善が可能です。
一方、7〜10については、XORを活用することで改善・防止が期待できます。
さらに、上記以外の要因として「校正紙の使用」も挙げられます。
校正作業において、修正結果の確認や再修正用の指示作成のために、PDFをプリントアウトした校正紙を使用しているケースは依然として少なくありません。
しかし、この運用にはコストが伴います。モノクロ印刷であっても1枚あたり数円〜10円未満とはいえ、ページ数が多ければ無視できない金額になります。カラーであればなおさらです。
さらに、用紙代以外にも以下のコストが発生します。
- トナー／インク代
- コピー機や複合機のリース代
- ボールペン・蛍光ペン代（各色）
- 付箋紙（各色）
- 使用済み校正紙の廃棄・シュレッダー処理コスト
加えて、校正紙が机上やロッカーに蓄積されることで、作業効率の低下を招く可能性もあります。
これに対し、修正前後のPDF比較にXORを活用すれば、差分箇所に直接コメントを付与し、そのまま修正指示用のPDFとして出力することが可能です。その結果、校正紙に関連するコストを削減できます。
こうして削減したコストを積み重ねることで、大型モニターの導入費用程度であれば、比較的短期間で回収できる可能性があります。
「不備を見逃さない」が鍵
例えば、上述の「8. DTPで修正された後のPDFに編集者が不備を見つけ、再修正が発生する」ケースでは、以下のような追加工程が発生します。
- 編集者が再修正用のPDF原稿を作成
- 編集者がDTPオペレーターへ再修正を依頼し、仕上がりを待つ
- DTPオペレーターが再修正を実施
- DTPオペレーターが新しいPDFを提出し、編集者の確認を待つ
- 編集者が確認し、OKであれば完了。NGの場合は再び最初の工程へ戻る
このサイクルが繰り返されるほど制作時間は長期化し、人件費も増加します。
また、「9. 提出後にクライアントが不備を指摘し、再修正が発生する」場合も同様で、対応の遅れによってクライアントを待たせてしまい、信頼低下につながる恐れがあります。
さらに、「10. 印刷・配布後に不備が発覚し、再修正や再印刷、差し替え対応が必要になる」ケースでは、影響はより深刻になります。
こうした事態を防ぐためには、日頃からDTPオペレーターと編集者が、それぞれの役割に応じたワークフローを徹底することが重要です。
DTPオペレータのワークフロー
- 編集者から修正用のDTP原稿を受け取る
- DTP原稿に従って修正を行う
- XORを用いて修正前後のPDFを比較する
- XORで「Unchanged」と表示されたページをDTP原稿と照合する
- 修正指示がなければOK
- 修正指示がある場合は修正漏れのため再修正し、3に戻る
- XORで検出された差分箇所をDTP原稿と照合する
- 修正指示がある場合
- 修正内容が正しければOK
- 誤りがあれば再修正し、3に戻る
- 修正指示がない場合
- 不要な変更のため修正前の状態に戻し、3に戻る
- 修正指示がある場合
- すべての差分がDTP原稿通りであることを確認後、修正後PDFを編集者へ提出する
※ 手順4と5は似ていますが、どちらも重要です。
- 手順4：修正漏れの検出
- 手順5：誤修正・不要変更の検出
どちらか一方を省くと、不具合を見逃すリスクがあります。
なぜこの確認が必要か
DTPオペレーターは自身で修正を行うため、「正しく修正したはず」という先入観が働きやすく、自己チェックが甘くなりがちです。
そのため、DTP作業後にXORを用いて以下の観点で確認することが重要です。
- 指示のない不要な変更が混入していないか
- 修正内容は正しいか
- 修正漏れはないか
編集者のワークフロー
- 修正用のPDF原稿を作成し、DTPオペレーターへ修正を依頼する
- DTPオペレータXORを用いて修正前後のPDFを比較する
- XORを用いて修正前後のPDFを比較する
- XORで「Unchanged」と表示されたページをDTP原稿と照合する
- 修正指示がなければOK
- 修正指示がある場合は修正漏れのため、1に戻る
- XORで検出された差分箇所をDTP原稿と照合する
- 修正指示がある場合
- 修正内容が正しければOK
- 誤りがあれば再修正のため、1に戻る
- 修正指示がない場合
- 不要な変更のため修正前の状態に戻すべく、１に戻る
- 修正指示がある場合
- すべての差分がDTP原稿通りであることを確認後、クライアントへの提出準備を行う
※ 手順4と5は似ていますが、どちらも重要です。
- 手順4：修正漏れの検出
- 手順5：誤修正・不要変更の検出
どちらか一方を省くと、不具合を見逃すリスクがあります。
編集者によるダブルチェックの重要性
XORの活用により、DTPオペレーターによる自己チェックの精度は向上しますが、修正指示の解釈違いなど、為的なミスが完全になくなるわけではありません。
そのため、編集者によるダブルチェックが不可欠です。
運用のポイント
編集者用・DTPオペレーター用それぞれのPCにXORを導入し、各自がいつでも使用できる環境を整えることを推奨します。
PDF比較ツールはXOR以外にも存在しますが、制作コストの削減という観点では「必要な時にすぐ使えること」が重要です。
高額なソフトは複数ライセンスの導入が難しく、USBドングル型の製品では利用待ちが発生しやすくなります。
その点、XORは月額2,000円のサブスクリプションで提供されており、制作スタッフ全員に導入しても大きな負担にはなりません。
まとめ
後工程で不備が発覚すると、追加コストや信用低下といった大きなリスクにつながります。 それを未然に防ぐ手段として、XORの導入は費用対効果の高い投資と言えるでしょう。